一、方案背景
传统的会议报到是通过分发会议票的方式进行的。同电子标签会议签到系统相比，它的缺点是：每次开会，都要印发许多的各种各样的会议票。像一年一度的人大、政协会议，需要给每一个代表印发几张不同颜色的会议票。因为票很多,经常有代表丢失会议票或者开会时忘了带会议票。
报到时需要一张一张检票,影响入场速度.正常情况下报到的代表都是一批一批的入场,因此经常发生入场拥挤情况。
会议票可以相互转让，因而存在顶替开会的可能情况。
统计时,工作人员需要一张一张地数票,因为是人工数票,难免会发生差错.而且统计速度慢。
无法及时知道未到者的代表姓名.如果是上千人的会议,甚至根本就查不出谁来了,谁没来。
人工检票、计票有欠公开公正。
开放式会议签到系统与以前的纸张记录式签到系统相比,有以下优点:
1.使用寿命长.RFID电子标签里面没有电池，芯片封装在卡片里面,因此可以长期使用.
2.本系统采用的是远距离的电子标签和读卡器，因此代表不必将卡从胸前取下来插入读卡器完成报到，而直接“若无其事“地通过报到入口处开放式通道即可，通道读写器会准确无误的为你完成报到手续。而采用接触式磁卡或会议票报到就无法做到这一点。
3.本系统所采用的电子标签专为会议报到而设计,电子标签制作成PVC塑料卡片,塑料卡片上可打印代表照片姓名等个人信息资料.方便阅读，同时读卡器又能读出电子标签里面全球唯一的ID号，从于杜绝了制假的可能．
4.会议代表凭电子标签入场，一人一张，凭一张电子标签就可以参加各种会议。
5.佩戴合法RFID电子标签的代表通过报到入口处开放式通道时，开放式通道读卡器自动读出电子标签携带的信息，入口处的电脑立即显示代表的姓名照片和代表身份等资料，同时显示已到代表和未到代表的人数。入口处的报到信息通过网络传递给主席台前的计算机，计算机通过投影机将会议报到情况实时地反映在主席台前的大屏幕上。实现了报到情况公正公开。
6.本系统可以增加一些辅助功能，来增加系统的安全级别和稳定性．在开放式通道读卡器上面安装红外对射，当与会代表从正或反的方向通过开放式通道读卡器时,通道能够判断与会代表是进入还是离开会场,并且可以杜绝一人带两张卡代签到或有人没有带卡的状况。
7.可以根据需要在开会贵宾室安放一台计算机，这样贵宾室的领导首长也就实时了解会议报到的情况。
8.以随时查询未到者的代表姓名。
二、系统工作原理
本系统将自动识别技术、计算机网络技术和投影技术集成于一体，构成了一个会议自动报到的集成系统。会议代表所佩戴的标签，我们称之为代表证，它是一种非接触式IC卡，频段在13.56M,支持协议ISO15693．采用原装TI芯片，可保证远距离识别和稳定性能．
本系统所采用的开放式通道读卡器是上海浩斌信息研制的高频射频自动识别系统。其工作机理是：每个标签内都有一个64位的全球唯一的ID身份识别号，当电子标签进入读卡器的感应范围内时，电子标签被读出器不断发射的电磁问询信号激活，从而反馈给读出器一个携带有ID号和数据的应答信号，正是通过电子标签与读卡器互相之间的信号问询与应答，读卡器就能够准确快速地识别电子标签内携带的ID号和数据，并将读到的电子标签的ID号和数据按照一定的输出格式输出给计算机、外部控制器或其他终端设备，从而实现对电子标签的识别。
RFID电子标签里面有2048bits数据储存空间，可以用来储存代表的一些基本信息，从于避免了将所有数据储存在后台数据库，增加系统的负担和不稳定性．只要代表佩戴代表证的到各处去开会，即使后台的数据库不一样，只要是合法的读卡器，代表的基本信息还是可以被读取，这一点是目前的ID卡所不能做到的．
当佩带电子标签的代表来到报到终端入口处是，附近的读卡器将读到的电子标签ID号通过RS232（RS485、TCP/IP或无线）等方式传递给报到终端机，报到终端机再通过计算机网络将数据（读到的电子标签ID号）传递给远地的计算机服务器。这样与服务器相连的报到终端机和查询终端机就能够实时更新数据：报到终端实时显示本通道代表的照片姓名等资料，同时查询终端实时显示会议报到的实时情况及统计数据，如应到人数、实到人数及未到人数。
三、系统各部分构成及介绍
系统中分为四个主要部分，一个后台服务器统计和管理系统，下面分为发卡子系统、会场管理子系统、前台签到子系统。
四、系统软件功能介绍
本系统核心控制部分就是签到软件，上海浩斌信息会议签到系统采用客户/服务器模式，特点是设计简洁、可移植与开放性好、可用性强和连接性好，并具安全保护和抗病毒机制强，使得今后升级、扩充及选择应用软件时有更多的灵活性。本系统采用全球先进的SOA系统设计思想，进行平台化设计。同时结合先进的网络技术和实时架构体系，采用XML标准数据交互格式，使得系统具有能够为用户提供远程系统在线更新、远程在线维护、快速部署、快速拓展的能力。
本系统已经过多个资深专家近7年的锤炼，几十家省、市大型政府单位和公司的使用，不断吸取新的经验，优化系统结构，直至今天，已经凝练成非常优秀的系统软件。
浩斌智能会议签到系统软件包含以下功能模块：
1）系统用户管理模块
2）人员资料管理模块
3）会议数据管理模块
4）与会人员派位管理模块
5）签到实时显示管理模块
6）大屏显示/签到台管理系统
7）手工签到实时认证管理模块
8）与会人员请假管理模块
9）报表管理系统
10）主席台查询管理系统
11）发卡管理模块
12）座位查询管理系统
13）短信通知发布系统
14）数据库系统
按照会议签到的基本流程，各部分的主要功能如下所述：
4.1、人员信息管理：
对签到人员信息进行管理，并对签到人员进行签到卡发放。
系统功能：
人员信息的录入、删除、编辑；
人员信息从EXCEL中导入；
人员信息导出到EXCEL；
人员相片的智能关联管理；
发卡。可支持单步发卡和批量发卡两种发卡模式。批量发卡极大的提高了发卡效率。
发卡核对。在发卡完毕后，可对每张卡的发放情况进行核对，避免发放错误的情况。
4.2、座位图设计
可新建座位图，并对座位的布局进行设计，对未排位、已排位、已签到、未签到四种状态颜色进行管理。
4.3、会议信息管理
对会议信息进行创建和管理，对会议的与会人信息进行管理，对与会人员进行座位排位，对与会人员进行请假和销假管理。
会议信息管理，与会人与请假销假管理，与会人座位排位。
4.4、会议签到执行：会议选择；会议签到执行。
4.5、会议签到信息查询与报表：
4.6、会议签到前台
会议签到前台程序可在安装Window2000、WindowXP操作系统的计算机上运行。该程序通过TCP/IP与服务器进行连接，通过RS-232与无障碍会议签到通道连接。它的主要功能是实时采集签到通道的签到数据，并实时显示当前签到人员的身份信息和当前的签到进度信息。并对于异常的情况（如，未带卡通过、尾随通过、一人带多卡通过等）进行报警处理。同时，将该签到数据实时上传到签到服务器，供签到服务器程序进行统计，并将统计信息广播给所以其他客户端程序。
4.7手工签到
六、签到系统优势和用户收益
1)采用客户/服务器模式：即签到前台（前端）与服务器（后段）工作模式；图像及数据前后端同时存储，签到刷卡时，前端接受到信号，只需通过网络发送一简短效验码到后台效验，网络负荷大大减轻，通讯速度快，不会因传输文件大而造成系统传输堵塞而形成丢失数据等签到数据不准确的事故。
2)多前台数据实时采集：系统同时对多台签到机接收的不同代表信息进行实时采集和处理。实现代表出席登录、身份认证、统计、查询、检索等。报表结果以汉字形式打印输出。
3)签到时间少于0.1秒。
4)支持重叠、密集队列签到和多人同时并排签到。
5)能正确识别人员进出方向，判断有人无卡、有卡无人、一人多卡、一卡多人等情况并及时反馈和报警。
6)签到数据实时处理：签到结果实时动态显示，可实时显示代表姓名、照片、代表团等信息；可自动读出代表姓名及其他信息；并可以在其他网络终端查询签到信息。
7)系统稳定可靠，软件系统具有良好的人机界面，操作简单、方便。
8)工作证（会议签到）卡支持个性化印刷，并用作会议出席证、代表视察证。
9)系统支持无证代表的人工手动补签并能图像及人员各项属性对应效验功能。
10)签到卡芯片选用美国（德州仪器）的远距离智能卡原装芯片和原装inlay封装，卡片一致性和稳定性非常高，可重复使用10万次，确保签到性能稳定。
11)长距离卡与短距离卡兼容使用系统机制；系统可兼容远距离签到机与短距离签到机同时使用，与会代表无论远距离卡或短距离卡，系统内任意签到机均能刷卡完成任务。
12)证卡管理系统；只要是签到系统数据库内有的人员，都可按单位或所属证卡类别，生成与签到卡表面完全一致的证卡，此管理系统能有效的对所发签到卡实现数据库管理，达到所见即所得的效果同时能对签到卡进行实时校对及在需补办签到卡时，为即时制卡准备了打印前的一切资料。